Vem av oss skulle inte jobba med Word, Excel, Outlook, PowerPoint och andra Office-applikationer varje dag?

Office 365 är en molnbaserad produktivitetslösning från Microsoft, som tar de här välbekanta verktygen till molnet. Men det är mycket annat därtill. Lösningen anpassas efter behoven och det är mycket enkelt att lägga till och ta bort användare. 

Office 365 har en rad extra funktioner jämfört med vanliga Office.

Till exempel är Microsoft Planner ett projekthanteringsprogram, Outlook Customer Manager en mindre kundrelationslösning och Microsoft Bookings ett tidsbokningssystem. Planera arbetsskift, gör en produktpresentation eller lägg upp ett intranät.

”Det är lätt att dela innehåll och kalendrar mellan användare.”

Office 365 erbjuder heltäckande möjligheter för grupparbete och kommunikation, från snabbmeddelanden till videokonferenser. Det är lätt att dela innehåll och kalendrar mellan användare. I stället för att skicka e-post till dina arbetskamrater, kan du använda Office 365 för att snabbt kontrollera om personen kan nås för att byta några ord och samtidigt visa uppgiften som du jobbar med och be om kommentarer. 

Filerna blir en del av arbetet i stället för att ligga i en mapp som skapats för ett visst projekt på en filserver. Team har egna arbetsutrymmen, där de diskuterar och där alla filer som behövs hittas snabbt och enkelt. Dokument och anteckningar kan användas och redigeras samtidigt av flera medarbetare, till exempel via smarttelefoner under resor, något som är mycket behändigare än oändliga kommentarsrundor och e-postkedjor.

Vissa företag vill veta exakt hur mycket pengar som går åt till programlicenser, och därför budgeteras de till ett fast belopp. Då beaktas inte möjligheten till stora förändringar, som samarbetsförhandlingar eller företagsförvärv. 

”I en behörighetsmodell känner man till månadskostnaderna på förhand och det behövs inga stora förhandsinvesteringar.”

Office 365 har en flexibel anskaffningsmodell. Kostnaden bestäms enligt antalet användare, och då blir också fördelarna större i takt med att antalet användare ökar. I en behörighetsmodell känner man till månadskostnaderna på förhand och det behövs inga stora förhandsinvesteringar. Om behovet minskar, kan också användningen minskas. Office 365 skapar kostnadsfördelar genom att effektivisera arbetet: arbetet kan utföras enklare, snabbare och flexiblare. Samtidigt förbättras även kundservicen.

IT ligger inte nödvändigtvis i centrum för alla små och medelstora företags affärsverksamhet. Många företag har ingen egen IT-avdelning eller IT-ansvarig. Således ska företagaren själv se till att utrustningen och programmen kan används och hålls uppdaterade.