Många moderna applikationer, såsom Office 365 Teams, erbjuder ett sätt att kommunicera och skicka information inom teamet som är säkrare dataskyddsmässigt och vettigare än förr.

E-post är som ett vykort; öppet att läsas. E-post kan läsas av utomstående lika lätt som ett vykort. En vanlig E-post går i läsbart format genom många servrar och proxyservrar på sin färd i nätet och kan läsas av vem som helst utan att avsändaren eller mottagaren vet om det.

Varje företag har unik och känslig information som måste krypteras. I meddelandena skickas ofta information som är intressant också för andra företag och därför är det viktigt att sådan information skickas krypterat. Alltid då du skickar information okrypterat, tänk efter om du skulle vilja att den hamnar ut i offentligheten.

Även kunderna litar på ditt företag, så det är viktigt att hantera deras uppgifter på ett säkert sätt. Då man skickar personuppgifter, användarnamn eller andra uppgifter rörande personer är det skäl att använda kryptering.

Skydd av E-posten hemlighåller informationen

Riksdagens ombudsman har konstaterat och även datatillsynsmannen att man inte får skicka konfidentiell information i okrypterad E-post. Konfidentiell information är till exempel patientuppgifter och personuppgifter. Informationssekretessen regleras också i lagar, såsom offentlighetslagen och dataskyddslagen.

Även instanser som upprätthåller olika register skall skydda personuppgifter och hantera dem noggrant. Som personuppgifter räknas till exempel en kombination av personnummer och namn.

Kryptering av E-post skyddar information, såsom kreditkortsnumror, kontonumror, socialskyddssignum och patientuppgifter. Krypteringen kan läggas på automatiskt så ifall det finns sådan information i meddelandet som kräver kryptering så kan inte användaren i misstag skicka dessa okrypterade.